Gestor de Programas y Eventos Estudiantiles
Renton, WA
Gestor de Programas y Eventos Estudiantiles
Tiempo completo • Renton, WA
Beneficios:
- 401(k)
- Coincidencia 401(k)
- Seguro dental
- Comida y aperitivos gratis
- Seguro médico
- Oportunidad de ascenso
- Tiempo libre remunerado
- Formación y desarrollo
- Seguro de visión
Puesto: Responsable de Programas y Eventos para Estudiantes
Reporta a: Director de Operaciones y Jefe de Estado Mayor
Ubicación: Renton, Washington
Estado: A tiempo completo, no exento, en el lugar
Horario: 40 horas a la semana, se requiere disponibilidad regular por la tarde y ocasional los fines de semana
Salario: 65.000 - 72.000 $ anuales (31,00–34,62 $ por hora), acorde con la experiencia
Beneficios: Cobertura médica a través de un Acuerdo de Reembolso de Salud con Cobertura Individual (ICHRA), seguro dental y de visión, y un plan de jubilación.
Reporta a: Director de Operaciones y Jefe de Estado Mayor
Ubicación: Renton, Washington
Estado: A tiempo completo, no exento, en el lugar
Horario: 40 horas a la semana, se requiere disponibilidad regular por la tarde y ocasional los fines de semana
Salario: 65.000 - 72.000 $ anuales (31,00–34,62 $ por hora), acorde con la experiencia
Beneficios: Cobertura médica a través de un Acuerdo de Reembolso de Salud con Cobertura Individual (ICHRA), seguro dental y de visión, y un plan de jubilación.
Acerca de Key to Change
La misión clave del cambio es inspirar a jóvenes desfavorecidos mediante una enseñanza musical de primer nivel y apoyar su desarrollo como líderes autoconscientes.
Como organización sin ánimo de lucro de educación musical, Key to Change ofrece instrucción en violín y viola, oportunidades de actuación, mentoría, desarrollo de liderazgo y experiencias educativas diseñadas para ayudar a los jóvenes a desarrollar confianza, disciplina, arte y un mayor sentido de posibilidades para su futuro.
Creemos que la excelencia importa no solo en lo que ofrecemos a nuestros estudiantes, sino también en cómo nos comunicamos, construimos relaciones, servimos a nuestra comunidad y cuidamos de las personas que invierten en nuestra misión.
Sobre el puesto
Key to Change busca un Gestor de Programas y Eventos Estudiantiles experimentado, altamente organizado y centrado en el estudiante para liderar la administración diaria de los programas estudiantiles de la organización y la planificación y ejecución de su creciente calendario de eventos educativos, comunitarios y especiales.
Este puesto es un punto central de coordinación para la experiencia del estudiante y la familia, ayudando a guiar a las familias desde la investigación inicial y la admisión hasta la matrícula, registro, participación, retención y compromiso continuo. El Gestor supervisa funciones esenciales del registro, incluyendo los registros estudiantiles, la programación, la administración de matrícula, la administración de la ayuda financiera, la asistencia y la comunicación familiar, mientras trabaja estrechamente con el profesorado y la dirección organizativa para garantizar que los programas funcionen con coherencia y excelencia.
El Gerente de Programas y Eventos para Estudiantes también se encarga de la planificación operativa y ejecución de los principales eventos y programas educativos dirigidos al alumnado, incluyendo clases magistrales de artistas invitados, conciertos, jornadas de puertas abiertas, el Festival de Cuerdas Solistas, la serie Inspiring Possibilitats, programas de preparación universitaria, actividades de divulgación, eventos escolares y el Spring Salon de recaudación de fondos.
Este no es un puesto administrativo de nivel inicial. Se espera que el candidato seleccionado gestione de forma independiente programas y eventos complejos, anticipe necesidades, resuelva problemas operativos rutinarios, se comunique profesionalmente con estudiantes y familias, y asuma la responsabilidad del trabajo desde la planificación hasta la finalización.
Responsabilidades clave
Programas estudiantiles y operaciones de registro | Aproximadamente el 40%
- Asume el recorrido administrativo del estudiante desde la consulta y solicitud hasta la inscripción, registro, incorporación, retención y reinscripción.
- Mantener registros precisos de estudiantes y familias, horarios, información de asistencia, requisitos del programa y documentación relacionada.
- Coordinar los horarios de clases, clases de estudio, talleres y programas en colaboración con el profesorado y la dirección.
- Actuar como enlace administrativo principal con los profesores de música para la programación de los estudiantes y la logística del programa, coordinando la asignación de clases, horarios de enseñanza, cambios de horario y comunicaciones relacionadas con estudiantes y familias, en colaboración con la dirección docente y organizacional.
- Gestiona los términos: procesos y fechas límite de inscripción de otoño, invierno, primavera y verano.
- Proporcionar comunicaciones oportunas, precisas y profesionales a estudiantes y familias actuales y potenciales.
- Administrar los servicios estudiantiles relacionados con la matrícula y establecer procesos de pago en colaboración con el Director de Operaciones y el Jefe de Gabinete.
- Administrar los procesos de ayuda financiera y becas, incluyendo la recopilación de documentación, el mantenimiento de registros, la comunicación de las concesiones y el seguimiento del cumplimiento de los procedimientos establecidos. Las decisiones sobre la concesión de ayudas financieras y los importes individuales de las subvenciones permanecen en manos del Director Ejecutivo.
- Documentar y mejorar continuamente los procedimientos de admisión, registro, inscripción y atención a la familia.
Eventos y Programas Educativos | Aproximadamente un 30%
Desarrollar de forma independiente planes de proyecto, plazos, necesidades de personal, comunicaciones y ejecución el día de la jornada para los eventos especiales y de atención al estudiante de Key to Change, incluyendo:
- Festival de Cuerdas en Solitario
- Recaudación de fondos del Salón de Primavera
- Jornadas de puertas abiertas y eventos familiares
- Conciertos y recitales estudiantiles
- Clases magistrales de artistas invitados
- Serie Posibilidades Inspiradoras
- Talleres de preparación universitaria
- Clases de estudio y talleres especiales
- Actuaciones de divulgación y eventos comunitarios
- Programas y presentaciones escolares
- Programas de verano y otras actividades orientadas al estudiante
Para estas actividades, el Gestor coordina las inscripciones y la participación estudiantil; se comunica con familias, profesorado, artistas invitados, proveedores y socios; prepara los materiales para el evento; gestiona las necesidades del lugar y logísticas; coordina al personal y a los voluntarios; desarrolla los documentos de la presentación de eventos; y supervisa el seguimiento adecuado tras el evento.
Para eventos de recaudación de fondos como el Salón de Primavera, este puesto se encarga de las operaciones del evento y de la logística de estudiantes y programas. La estrategia de recaudación de fondos, la solicitud de donantes, la estrategia de patrocinio y la gestión de la relación con los donantes permanecen en manos del Director Ejecutivo y la dirección de desarrollo.
Reclutamiento, Participación Familiar y Coordinación Escolar | Aproximadamente un 20%
- Llevar a cabo actividades de reclutamiento y matrícula de estudiantes, incluyendo seguimiento de posibles familias, eventos de reclutamiento, visitas a colegios, jornadas de puertas abiertas y la conversión de consultas en solicitudes y matrícula completadas.
- Actuar como contacto principal en el día a día para estudiantes actuales y futuros y sus familias, proporcionando una experiencia receptiva, acogedora y profesional.
- Coordinar los detalles operativos de las colaboraciones entre colegios y comunidad, incluyendo horarios, participación estudiantil, comunicaciones y logística del programa.
- Apoya la retención identificando pronto las preocupaciones de los estudiantes o familiares y coordinando el seguimiento adecuado con la dirección y el profesorado.
- Colaborar con el Director Ejecutivo en la implementación de asociaciones institucionales; el desarrollo de relaciones de alto nivel se mantiene con esos líderes.
Administración de Datos, Sistemas y Programas | Aproximadamente un 10%
- Mantener datos precisos sobre matrícula, asistencia, retención y participación en programas.
- Elabora informes y paneles rutinarios que ayuden a la dirección a monitorizar el rendimiento del programa estudiantil y las necesidades operativas.
- Mantener calendarios de programas, fechas límite, sistemas de registro y registros de estudiantes/familias en Salesforce u otros sistemas designados.
- Asume la administración rutinaria de Moodle de cara a estudiantes y familias tras la documentación y transición del sistema actual.
- Identificar e implementar mejoras prácticas en los flujos de trabajo de los programas estudiantiles, la documentación y los sistemas administrativos.
- Colaborar con el Responsable de Marketing y Compromiso Digital para obtener información precisa y directa al público del programa, dejando la estrategia de marketing, las redes sociales, la propiedad del sitio web y el posicionamiento público de Presto y las iniciativas digitales relacionadas a Marketing.
Cualificaciones
- Mínimo de tres años de experiencia profesional progresivamente responsable en gestión de programas, servicios al estudiante, administración de artes, educación, eventos, programación sin ánimo de lucro o un campo relacionado; se prefieren cinco o más años.
- Experiencia demostrada gestionando de forma independiente programas complejos, eventos, servicios al alumnado o responsabilidades operativas comparables desde la planificación hasta la ejecución.
- Excelentes habilidades organizativas y de gestión de proyectos, con la capacidad de gestionar múltiples plazos y prioridades sin necesidad de dirección diaria.
- Sólidas habilidades de redacción profesional, comunicación interpersonal y atención al cliente.
- Buen juicio y discreción al trabajar con información confidencial de estudiantes, familia, ayuda financiera y organización.
- Compromiso demostrado con el mantenimiento de límites profesionales adecuados, la seguridad del alumnado, la confidencialidad y las políticas organizativas al trabajar con jóvenes y familias.
- Capacidad demostrada para anticipar necesidades, resolver problemas, dar seguimiento y construir sistemas y procesos fiables.
- Confianza usando bases de datos, hojas de cálculo, calendarios, sistemas de gestión de aprendizaje, plataformas de eventos y otras herramientas digitales.
- Capacidad para trabajar eficazmente con jóvenes, familias, educadores, artistas, socios comunitarios y liderazgo organizacional.
- La experiencia en música, educación artística, desarrollo juvenil, educación superior, escuelas independientes, educación sin ánimo de lucro u otro entorno centrado en el estudiante es muy deseable.
- Se prefiere familiaridad con CRM, información para estudiantes, gestión del aprendizaje o gestión de eventos.
- Se prefiere un título universitario o una combinación equivalente de formación y experiencia profesional relevante.
- Permiso de conducir válido y transporte fiable para desplazamientos ocasionales a programas, eventos, escuelas y actividades comunitarias de Key to Change.
- El empleo está condicionado a la superación exitosa de una verificación de antecedentes.
El gestor de programas y eventos estudiantil exitoso hará más que completar las tareas asignadas. Anticipará lo que se necesite, construirá sistemas que previenen problemas, seguirá los proyectos hasta su finalización y asumirá una verdadera responsabilidad sobre la experiencia del estudiante y la familia.
Debe sentirse igual de cómodo ayudando a un futuro padre a gestionar la matrícula, coordinando horarios con el profesorado, preparando un calendario de eventos, gestionando cientos de detalles logísticos para el Festival Solo de Cuerdas, recibiendo a un artista invitado distinguido y asegurándose de que se haya introducido correctamente un expediente importante del alumno. Esta persona debería disfrutar de estar en el centro de una organización educativa activa y entender que la excelencia operativa es una parte importante de la excelencia educativa.
Prioridades de primer año
- Establecer procesos de admisión, registro, inscripción y reinscripción fiables y bien documentados.
- Fortalecer la comunicación entre estudiantes y familias y mejorar la coherencia en toda la experiencia estudiantil.
- Asumir la propiedad operativa independiente del calendario anual de eventos estudiantiles.
- Gestiona con éxito programas y eventos importantes, incluyendo el Festival de Cuerdas Solistas, el Salón de Primavera, jornadas de puertas abiertas, masterclasses de artistas invitados, conciertos y otros programas especiales.
- Apoyar los esfuerzos de inscripción y reclutamiento en otoño, invierno, primavera y verano.
- Completar la transición de la administración rutinaria de Moodle dirigida al estudiante y asegurar que los procesos centrales estén documentados y sean sostenibles.
- Fortalecer la matrícula, asistencia, retención y informes de programas para el liderazgo.
- Ayuda a crear una experiencia siempre excelente para estudiantes y familias en la nueva sede de Key to Change.
Límites de roles
Este puesto es responsable de gestionar la administración de los programas estudiantiles y las operaciones de eventos. No es un puesto general de recepción, recepción, limpieza o asistente de oficina. La estrategia de recaudación de fondos y las relaciones con los principales donantes permanecen en el desarrollo y el liderazgo ejecutivo; las operaciones a nivel organizativo permanecen en manos del Director de Operaciones y Jefe de Gabinete; y el marketing, las redes sociales, la estrategia web, la publicidad digital y el trabajo de marca de cara al público permanecen en manos del Responsable de Marketing y Compromiso Digital.
La persona que buscamos
No tienes que venir del mundo sin ánimo de lucro, ni de ser músico. Puedes venir de la educación, la educación superior, la administración de artes, el desarrollo juvenil, los servicios al estudiante, la gestión de eventos, la programación comunitaria, la hostelería u otro entorno donde tu trabajo requiriera gestionar muchas piezas móviles mientras creabas una experiencia excepcional para las personas a las que servías.
Lo importante es que seas muy organizado, proactivo, reflexivo y cómodo asumiendo la responsabilidad. Sabes cómo llevar un proyecto de una idea a una conclusión exitosa, llevar un control de los detalles sin perder de vista el propósito principal y comunicarte claramente con diferentes grupos de personas. Prepasas lo que debe ocurrir a continuación, resuelves problemas antes de que se conviertan en grandes y entiendes que programas excelentes dependen de sistemas excelentes que los respaldan.
Deberías disfrutar de verdad trabajando con jóvenes y familias y apreciar la educación, las artes y el papel que el acceso a oportunidades extraordinarias puede desempeñar en la vida de un joven. También deberías sentirte cómodo en un entorno donde no hay dos días exactamente iguales. Un día, puedes estar ayudando a una familia a gestionar la matrícula o la ayuda financiera; en otro, coordinando una masterclass de artista invitado; y en otro, gestionando los muchos detalles necesarios para organizar el Festival de Cuerdas en Solo, una Jornada de Puertas Abiertas o el Salón de Primavera.
Este puesto es más adecuado para un profesional experimentado que ya haya demostrado la capacidad de gestionar de forma independiente programas, eventos, servicios al alumnado o trabajos igualmente complejos. Te enseñaremos la clave del cambio: nuestra misión, estudiantes, programas, comunidades, sistemas y aspiraciones. Buscamos a alguien que aporte el juicio organizativo, la iniciativa, el profesionalismo, la calidez y la experiencia necesarios para ayudarnos a ofrecer una experiencia excepcional a cada estudiante y familia a la que servimos.
Horario y entorno de trabajo
Este es un puesto a tiempo completo, principalmente presencial, con sede en la sede de Key to Change Studio. Como Key to Change atiende principalmente a los estudiantes durante el horario extraescolar, este puesto requiere un horario que se extienda regularmente hasta la tarde, con ocasionales responsabilidades los fines de semana. El horario laboral regular del empleado estará estructurado en consecuencia.
El horario está diseñado para proporcionar una cobertura constante durante el horario escolar de Key to Change por la tarde y la tarde de Key to Change. Puede ser necesario realizar ajustes ocasionales en la programación de conciertos, programas especiales, actividades escolares o eventos organizativos, con aviso previo siempre que sea posible.
Este puesto implica interacción frecuente con estudiantes, familias, profesores, personal y visitantes. El candidato seleccionado debe sentirse cómodo pasando la mayor parte de su jornada laboral en un entorno de estudio activo y ajetreado.
Requisitos de solicitud
Los candidatos deben presentar:
- Currículum
- Carta de presentación explicando su interés en Key to Change y en el puesto de Gestor de Programas y Eventos para Estudiantes
Se puede pedir a los finalistas que realicen un ejercicio corto y con tiempo limitado basado en un programa estudiantil realista o en un escenario de gestión de eventos como parte del proceso de entrevista.
Compensación: 31,00 $ - 34,62 $ la hora
Somos un empleador con igualdad de oportunidades y todos los candidatos calificados recibirán consideración por el empleo sin distinción de raza, color, religión, sexo, origen nacional, estado de discapacidad, estado de veterano protegido o cualquier otra característica protegida por la ley.
Key to Change empodera a las comunidades trabajando junto a estudiantes, profesores, padres y tutores para construir consenso, satisfacer las necesidades docentes y crear un entorno integral donde los estudiantes puedan prosperar. Key to Change elimina la barrera de entrada para estudiantes desfavorecidos y estudiantes de color con un enfoque inclusivo que ayuda a construir confianza y conexión. Al ofrecer una excelente instrucción musical por debajo del precio de mercado, Key to Change amplía los beneficios de una educación en música clásica a una nueva generación de jóvenes músicos.
(si ya tienes un currículum en Indeed)